Todavía me sorprende que haya tanta y tanta gente que use Hotmail o Yahoo como gestores de correo. Sin desmerecerlos, pero no nos engañemos, Gmail les da mil vueltas, en funcionalidades y en productividad, que para los que tenemos cientos de correos diarios, es lo más importante.

¿Quieres sacarle el mayor partido posible a Gmail? Te dejo unos consejos que espero te sirvan de ayuda. Algunos muy básicos, pero otros seguro que no los conocías.

1. Usa las etiquetas

Las etiquetas son una poderosa herramienta de categorización de tus mensajes. Te permiten ir archivando tus emails como si fuesen las típicas carpetas de toda la vida.

2. Usa las estrellas para marcar los correos importantes

¿No tienes tiempo de leer un correo? ¿Lo has leído pero quieres recordar que tienes que responderlo? El truco más sencillo es marcarlo con una estrella y así te acordarás fácilmente que algo pasa con ese correo. A medida que te vas acostumbrando a hacerlo, ¡sale solo!.

3. Atajos de teclado, ¡son tus amigos!

Poca gente usa esta funcionalidad y ahorra más tiempo del que pensamos. El ratón, por mucho que seamos rapidísimos, sigue siendo más lento que las acciones que hacemos con el teclado, y es que con el teclado no tenemos que movernos, ¡¡que vagos somos!!.

Los que más uso:

• c: escribir nuevo mensaje
• r: responder
• a: responder a todos
• f: reenviar
• gi: ir a la bandeja de entrada

Pero hay muchas más, échales un vistazo.

4. Usa los indicadores de nivel personal

Eso que se encuentra dentro de Configuración > General y cuyo nombre no se entiende muy bien es super útil para saber rápidamente si un mensaje nos ha llegado solo a nosotros o a varias personas. La diferencia es que se muestra una flecha “>” antes del asunto del mensaje si es a varias personas o una flecha doble “>>” si es solo a nosotros, ¡muy muy útil, en serio!

5. Usa los filtros para etiquetar o marcar los correos

Entiendo que si tienes que estar etiquetando los correos de forma manual es un poco coñazo. Normalmente los correos que etiquetamos pertenecen a una serie de correos que nos suelen llegar a menudo, de forma que podríamos hacer algo automático para no tener que estar etiquetando todo el rato. Pues bien, para eso están los filtros, los puedes encontrar en Configuración > Filtros y son muy sencillos de configurar, ¡no tienen perdida!.

Empezamos con las Labs, si, ese icono verde que tenemos arriba a la derecha y que tanto nos tiene que enseñar.

6. Enlaces rápidos

Cuando buscamos emails en Gmail, que por cierto, funciona “like a charm” como dirían en Inglés, es muy normal que tengamos que repetir la búsqueda en otro momento. Así, los enlaces rápidos nos permiten guardar nuestras búsquedas para usarlas en un futuro.

7. Respuestas predefinidas

Constantemente respondemos exactamente lo mismo en un correo. ¿te ha pasado? Entonces las respuestas predefinidas son lo que estabas buscando, te permiten guardar la respuesta para usarla más adelante, de forma que no tengas que escribir diez veces lo mismo.

8. Súper estrellas

Si, la estrella que trae por defecto Gmail no vale ni para empezar, ¿estás de acuerdo? Pues con las súper estrellas, podrás tener hasta 10 tipos diferentes de estrellas de forma que puedes asociar diferentes estrellas a diferentes acciones. Por ejemplo, yo uso la exclamación para los que tengo que responder, la estrella roja para los que quiero guardar como importantes, etc.

9. Enviar y archivar

Mantén tu bandeja de entrada lo más limpia posible. Para organizarse bien necesitamos tener la menor distracción posible, y tener la bandeja de entrada llena es como tener una mesa revuelta de cosas. Archiva tus mensajes leídos y que no vayas a usar más. Además, para facilitarte las cosas, este gadget te permite archivar el correo una vez enviado.

10. Retoques de título

Cuando tenemos muchas pestañas abiertas, es un coñazo que no ves el número de mensajes sin leer que tienes en Gmail ya que lo tapa el navegador. Para evitar esto, este gadget cambia el título para que no ponga “Gmail” antes del título y puedas leer el número de mensajes sin leer sin problemas.

11. No olvides a Juan

Genial nombre y genial idea, con este gadget no te volverás a olvidar de añadir a un amigo a la conversación. Cuando estás escribiendo la lista de recipientes del email, te sugerirá nombres que normalmente usas con los que estás escribiendo.

12. Responder a todos por defecto

Algo básico: si nos escribe una persona solamente y le damos a responder a todos, vamos a responderle solo a él, porque no hay nadie más. Si por el contrario, nos escribe alguien con copia a más gente y le damos a responder a todos, vamos a responder a todos.

Entonces, ¿porqué no usar siempre el “Responder a todos”? Así nunca nos olvidaremos de poner en copia a nadie.

13. Autocompletado de la búsqueda

Genial gadget para que nos ayude en la búsqueda autocompletando los nombres de nuestros contactos, perfecto para cuando usamos mucho la búsqueda de Gmail.

¡a por ellos! ¿algún consejo que añadir o algún gadget que consideres imprescindible?